Übersicht der Lösungsansätze
Die dritte Lösungsvariante besteht aus einem Anwendungsmodul zur E-Mail-Archivierung, welches eine DMS-Plattform zur Verwaltung und Speicherung der Mail-Objekte benutzt. Je nach Komplexität der zugrunde liegenden Systemarchitektur können auch mehrere Server (beispielsweise Application-Server, Datenbank-Server, Volltext-Server, Rendition-Server) erforderlich sein. Es bestehen große Unterschiede in Bezug auf unterstützte Mail-Systeme (MS Exchange ist Standard), verfügbare Schnittstellen (MAPI-Integration ist nicht immer Standard), Umfang des Regelwerks und weitere Faktoren.
Im Gegensatz zu den beiden anderen Varianten wird alternativ oder in Kombination auch die anwendergesteuerte Ablage von E-Mails in individuelle Dokumentstrukturen über eine direkte Integration in die Mail-Clients unterstützt. Die folgende Übersichtstabelle zeigt die typischen Merkmale der dargestellten Lösungsansätze zur E-Mail-Archivierung im Vergleich:
Ansätze zur E-Mail-Archivierung
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Mail-Archiv
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Mail-Archiv mit DMS-Option
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Hardware inkl. aller benötigten Infrastruktur-Komponenten
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ja
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nein
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nein
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Speicherprinzip für Mails
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typisch: Kopie
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oft: Kopie oder Link
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oft: Kopie oder Link
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Formatkonvertierung Mails
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nein
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nein
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manchmal
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Verwaltung von „Nicht-Mail- Dokumenten“
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nein
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typisch: nein, manchmal als Dateispeicher nutzbar
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ja
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Offline-Nutzung (mobiler Client)
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nein
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manchmal
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manchmal
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Anpassbarkeit der Benutzeroberfläche
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typisch: nein
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typisch: nein
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hoch
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Zusätzlich benötigte Komponenten
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keine
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Server, Storage, ggf. Datenbank
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Server, Storage, DMS, Datenbank
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Optionen Speichertechnologie
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nein
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manchmal
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ja
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