Die explosionsartig steigende Anzahl an E-Mails im Verbund mit gesetzlichen Aufbewahrungsregeln stellt Unternehmen vor neue Herausforderungen. Dieser Ratgeber liefert Lösungsansätze für die richtige Herangehensweise bei der Archivierung von E-Mails.
Bringt man die Sprache auf unternehmensinterne E-Mail-Archivierung, löst man damit nicht selten Aversionen aus. IT-Verantwortliche haben mit einem breit gefächerten Regelwerk zu kämpfen. Rainer Janssen von der Münchner Rück bringt es auf den Punkt: „Wenn’s einfach nur um die GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen, Anm.d.Red.) ginge, wär’s ja noch einfach. Aber in diesen Zusammenhang gehören ja auch die Themen Solvency II, Sarbanes-Oxley und noch viele weitere Gesetze aus den USA.“
Profitabel wirkt sich diese Situation auf Anbieter elektronischer Mail-Archivierungs-Lösungen aus. Allerdings wird das Lösungsangebot von Mail-Archiv-/Mail-Management-Lösungen immer vielfältiger und noch undurchsichtiger als im klassischen DMS-Markt. Fakt ist: Eine wachsende Anzahl von E-Mails beinhaltet geschäftskritische Informationen, deren Relevanz von vielen Unternehmen noch nicht erkannt wurde beziehungsweise der eigentlich notwendige sorgfältige Umgang mit diesen E-Mails und deren möglicherweise langfristige Aufbewahrung ist nicht oder nur teilweise definiert. Bestehende E-Mail-Systeme sind in der Regel nicht dazu geeignet, Mails revisionssicher und dauerhaft aufzubewahren.
E-Mail-Archivierung ist notwendig
Die Erkenntnis der Notwendigkeit von Mail-Archivierung stammt schon aus den IT-Abteilungen. Die wachsenden Mail-Datenbanken können vor allem bei großen Nutzerzahlen zu Problemen hinsichtlich der zeitnahen Bereitstellung, Sicherung oder Wiederherstellung führen.
Dazu kommen die lokalen Mail-Archiv-Dateien der Nutzer. Durch diese werden zwar die teuren zentralen Mail-Speicher entlastet, doch sie sind sehr schwer zu sichern. Schließlich liegen die Dateien auf den Festplatten von Individuen mit deren jeweils ureigenen Vorstellungen von Ordnung und Sicherheit.
E-Mail-Datenbanken können durch eine Archivierung entlastet werden. Dies erleichtert die Administration und die User bekommen eine beinahe „unlimitierte Mail-Box“. Das Problem der Strukturierung und echten Bereinigung der E-Mail-Daten bleibt bestehen. Das kostenintensive Mail-System bläht sich immer mehr auf und muss schließlich seinerseits zu einer gewissen Zeit durch Auslagern oder Löschen bereinigt werden. Dies bringt uns zurück zur anfänglichen Problematik: Nach welchen Kriterien soll diese Vernichtung erfolgen?
