Die Frage nach der unternehmensinternen E-Mail-Archivierung stößt bei vielen IT-Leitern auf Unbehagen. Doch saumselige IT-Chefs wandeln dabei auf dünnem Eis: Kann ihnen mangelhafte Pflichterfüllung nachgewiesen werden, so bekommen sie arbeitsrechtliche Probleme - mit der möglichen Konsequenz einer fristlosen Kündigung. Zudem könnte das Management de jure Schadensersatz von ihnen fordern, falls das Finanzamt die Unternehmenswerte aufgrund der lückenhaften Geschäftskommunikation einer Zwangsschätzung unterzieht, denn die fällt mit Sicherheit eher zu hoch als zu niedrig aus.

Ein regulatorischer Dschungel
Einen Grund für die Aversionen, sich mit dem vielschichtigen Thema zu beschäftigen, nennt Rainer Janßen: "Wenn’s einfach nur um die GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen, Anm.d.Red.) ginge, wär’s ja noch einfach. Aber in diesen Zusammenhang gehören ja auch die Themen Solvency II, Sarbanes-Oxley und noch viele weitere Gesetze aus den USA", erläutert der CIO der Müchener Rück.

Mit dem Sachkomplex E-Mail-Archivierung direkt verbunden sei zudem das Thema Document-Lifecycle-Management, also die Frage, wie Unternehmen es schaffen, "alle Arten von Dokumenten wie etwa Mails, Fax, Text- und andere Dateien aus einer Office-Anwendung, Hardcopies und so weiter zu einem Geschäftsvorgang zusammenzufassen und so zu speichern, dass man diese auch wiederfindet", so der CIO.

Um die nicht nur fiskaltechnische Problematik der revisionssicheren Lagerung von E-Mails samt ihren Anhängen zu verdeutlichen, verweist Janßen auf das Beispiel des Luft- und Raumfahrtkonzerns EADS. Dieses Unternehmen sei verpflichtet, im Falle von Flugzeugabstürzen und Haftungsklagen alle Unterlagen zum Qualitäts-Management sehr lange aufzubewahren.