Jedes größere Unternehmen betreibt heute einen eigenen Mailserver. IT-Standardausstattung hin oder her - die Einrichtung und Verwaltung sollte nicht als Routinejob verstanden werden. Der Artikel zeigt 10 Stolpersteine, die die Sicherheit und den reibungslosen Ablauf der Kommunikation im Unternehmen gefährden können.
Weil ein ausgefallenes E-Mail-System in einem Unternehmen einen Großteil der Kommunikation stilllegt, muss ein entsprechender E-Mail-Server nicht nur schnell sein, sondern auch sicher und stabil arbeiten. In Unternehmen ist E-Mail die mit Abstand am meisten genutzte Internetapplikation, sodass die Einrichtung eines Mail-Servers für jeden Administrator zum „Tagesgeschäft“ zählt – sollte man glauben. Aber es gibt immer wieder Probleme, die bei Anwendern und Administratoren gleichermaßen für Ärger sorgen. Mit zehn einfachen Regeln lassen sich diese schon bei der Einrichtung des Mail-Servers minimieren.
E-Mail-Richtlinien und -Nutzung beachten E-Mail-Richtlinie erstellen und an die Mitarbeiter kommunizieren: Unabhängig von der Technik gilt es, auch organisatorische Punkte zu beachten. Eine firmeninterne Richtlinie zur Nutzung von E-Mail ist heute unerlässlich. In dieser Richtlinie müssen eindeutige Regularien für die Verwendung des E-Mail-Systems (zum Beispiel private Nutzung, Hinweise auf Spam-Filter, Archivierung etc.) enthalten sein.
Tipps zur E-Mail-Nutzung zur Verfügung stellen: Einen E-Mail-Client können heute die meisten Anwender intuitiv bedienen. Trotzdem sollten Tipps zur Nutzung bereitgestellt werden: Wie oft sollte ich meine E-Mails prüfen? Welche Reaktionen erwarte ich von einem to:-Empfänger und einem cc:-Empfänger? Was kann ich selber tun, um mich effektiv zu organisieren? Was kann ich selber zum Schutz vor Spam beitragen?
Planung und Netzwerkkonfiguration überprüfen Sorgfältige Planung der Systemanforderungen und der benötigten Bandbreite: E-Mail ist die wichtigste Kommunikationsform geworden. E-Mail-Server sollten dementsprechend mit hochwertiger Hardware ausgestattet werden. Planen Sie sowohl beim Server als auch bei der Bandbreite ein starkes Wachstum der übertragenen Datenmengen mit ein.
Überprüfen Sie die Netzwerkkonfiguration: Für einen reibungslosen Betrieb des Mail-Servers ist es unerlässlich, dass die Netzwerkkonfiguration korrekt ist. Die Namensauflösung per DNS muss funktionieren. Außerdem muss der MX-Eintrag korrekt eingerichtet werden. Bei Mail-Systemen, die das Active Directory nutzen, muss das AD fehlerfrei seine Dienste verrichten.
