E-Mail richtig nutzen

Neben Unternehmensrichtliinien und rechtlichen Vorgaben gibt es einige Verhaltensregeln, die die persönliche Arbeit mit der elektronischer Post erleichtern und organisieren helfen:

• Verwenden Sie E-Mail nur dann für die Kommunikation, wenn Sie damit keine Pingpong-Korrespondenz auslösen.

• Überlegen Sie grundsätzlich, ob nicht ein persönlicher Kontakt sinnvoller und ergiebiger sein kann als der virtuelle.

• Prüfen Sie, für welche Szenarien sich andere Kommunikationsformen wie Teamspaces oder Blogs besser eignen.

• Nutzen Sie Mails nicht als Pausenfüller oder zur Ablenkung. Bearbeiten Sie Ihre E-Mails nur ein- bis zweimal am Tag.

• Halten Sie Ihre Inbox frei.

• Schalten Sie die Benachrichtigungsfunktion ab.

• Bearbeiten Sie eine E-Mail wenn möglich nur einmal.

• Schaffen Sie Ordnung durch Filter und Regeln, die E-Mails automatisch in Unterordner verschieben.

• Behalten Sie Ihre Aufgaben mit den Kalender- und Aufgabenfunktionen unter Kontrolle.

• Überlegen Sie, wen Sie adressieren, und schreiben Sie klare Betreffzeilen, die auch die Dringlichkeit und die Art der Mail signalisieren.

• Strukturieren Sie Ihr Schreiben (Wichtiges nach vorn, Aufzählungen, kein bunter Themenmix).

• Nutzen Sie Vorlagen und Textbausteine.

• Schreiben Sie Ihre Nachricht als Text statt im HTML-Format und verschicken Sie Dateianhänge über 0,5 MB nur auf Wunsch.

• Halten Sie sich an die Etikette und respektieren Sie Gruß- und Rechtschreibregeln.