Jeder hat so seine eigene Herangehensweise, was den täglichen Umgang mit E-Mails anbelangt. Nur leider ist diese meistens alles andere als effizient. Manch einer filtert seine eingehenden E-Mails gar nicht. Alles landet ungefiltert auf einem großen Haufen. Wichtige Korrespondenz ist so schwer auffindbar, oder wird gleich ganz aus dem Blick verloren. Ähnliches gilt für versendete Mails. So wird häufig gleich die ganze Abteilung in CC gesetzt, ob es nun Sinn macht oder nicht. Auf diese Weise entsteht häufig firmeninterner Spam, der unnötigerweise wertvolle Arbeitszeit in Anspruch nimmt. Auch an den passenden Einstellungen für den eigenen E-Mail-Client hapert es häufig. So ist es nicht ungewöhnlich, dass vielfach alle paar Minuten ein Fenster aufpoppt, dass jeden vernünftigen Arbeitsfluss unmöglich macht und zusammen mit den schon erwähnten Problemen den Nutzer schlicht und einfach in den Wahnsinn zu treiben droht.

Ähnliche Erkenntnisse förderte schon letztes Jahr eine Studie der amerikanischen Beratungsfirma Basex zu Tage. So verbringt der durchschnittliche IT-Angestellte 28 Prozent seiner Arbeitszeit weitestgehend unproduktiv, da er damit beschäftigt ist die Flut aus E-Mails, Telefonanrufen und Instant Messages in den Griff zu bekommen. Schon 2005 zeigte eine Unteruchung der Universität von Californien, dass jeder "Knowledge Worker" nicht mehr als 11 Minuten am Stück arbeiten kann, bevor er in irgendeiner Form unterbrochen wird.

Pro Tag 220 Milliarden E-Mails

Wie die Radicati Group kürzlich in einer Untersuchung herausfand, werden jeden Tag weltweit 220 Milliarden E-Mails verschickt. Diese gigantische Zahl wird sich laut Gartner jedes Jahr um weitere 40 Prozent erhöhen. Umso dramatischer wirkt diese Zahl, bedenkt man, dass Basex die jährlichen Kosten, die durch Arbeitsunterbrechungen verursacht werden, jetzt schon auf 900 Milliarden Dollar beziffert.

Ein ähnliches Bild zeichnet da auch die vor kurzem von Adobe Systems beauftragt Umfrage, in der zwar 92 Prozent der befragten „Knowledge Worker“ angaben E-Mails zu nutzen, jedoch nur 60 Prozent auch mit der Kommunikation via E-Mail als Methode der Zusammenarbeit zufrieden waren.